HR Operations Manager

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Prêt à insuffler de la passion à votre carrière ?

Leader mondial du soin et du maquillage d'origine naturelle, le groupe Clarins est avant tout l’incarnation d’une histoire familiale engagée, mue par sa passion pour l’innovation et son esprit d’indépendance. Sa raison d’être est de « rendre la vie plus belle, transmettre un monde plus beau ».

Présent dans plus de 150 pays, nous sommes aujourd’hui n°1 du soin en Europe et accélérons notre développement sur tous les autres continents, notamment en Asie et en Amériques.

Convaincus que nos 8 000 talents sont uniques, nous avons à cœur de valoriser la diversité sous toutes ses formes.

Vous voulez contribuer à écrire la suite de notre histoire ? 

         Traitement salaires:

• Préparer les variables et autres éléments de salaire pour le prestataire externe
• Assurer le suivi avec le prestataire externe tout au long du process
• Contrôler les variables et éléments salaires saisis 1er run, 2ème run, 3ème run (avec le HRBP)
• Gérer le process post paie (transmission des données aux services comptabilité et contrôle de gestion)
• Assurer les clôtures (mensuelles, trimestrielles et annuelles) et réconciliations des écarts
• Répondre aux questions des collaborateurs en matière de salaire
• Accompagner et supporter le HRBP dans le process de salary review annuel (préparation des données salariales)
• Contrôler les certificats de salaire annuels et assurer le lien avec le prestataire externe

         Assurances sociales:

• Assurer l’établissement des différents documents légaux : attestation chômage, allocations maternité et paternité, allocations familiales, AI et détection précoce
• Assurer le suivi des indemnités maladie, accident, maternité et réconcilier les décomptes avec la comptabilité
• Suivis des cas accident et maladie sur la plateforme Expertline
• Répondre aux questions des collaborateurs (assurances, LPP)
• Assurer la gestion des RHT selon besoins

         Onboarding:

• Accueillir les nouveaux collaborateurs et s’assurer de la transmission des informations relatives aux conditions de travail (contrat, manuel du collaborateur et annexes, autres règlements et chartes internes, assurances sociales, impôts et système social suisse)
• S’assurer que les collaborateurs sortants reçoivent toutes les informations importantes et les aiguiller sur les actions administratives à prendre lors du départ (assurances sociales, plan de pension, chômage, etc.

         Gestion du temps:

• Suivi et mise à jour des absences dans le système Expertline et s’assurer du respect du manuel du collaborateur et règlements internes (soldes vacances, heures supplémentaires, travail jours fériés/dimanche)
• Analyser et suivre les congés des collaborateurs et organiser un suivi avec les managers lorsque cela est nécessaire
• Répondre aux questions des collaborateurs (explication des soldes de congés)
• Gérer les provisions congés
• Demander les autorisations de travail spéciales (jours fériés/dimanche)

         Reporting et budget:

• Participer à la gestion des budgets Labor Cost, analyser et comprendre les écarts
• Produire des requêtes diverses selon les demandes et besoins (KPIs)
• Répondre aux diverses enquêtes statistiques (OFS, données internes…)
• Gérer les audits (internes et externes), répondre aux questions des auditeurs, regroupement des données et documents, mise à jour des procédures suite aux recommandations des auditeurs

     Administratif:

• Initier, traiter et assurer le suivi des divers documents administratifs (demandes/renouvellements de permis, etc…)

• Contribuer à l’amélioration des process internes/externe

     Légal:

• Suivre les évolutions légales en matière d’assurances sociales, salaires, LPP, droit du travail

         Gestion de projets:

• Participer à l’implémentation des différents modules du nouvel outil SIRH Global (SAP SuccessFactors), lien avec l’équipe projet du HQ, vérification des données avant migration dans le nouveau système, mise à jour et suivi.
• Project leader dans l’implémentation d’une interface entre le nouveau SIRH et le système de paie local.
• Travailler à la mise en place d’un nouveau système de gestion du temps
• Travailler sur l’optimisation du plan de pension actuel (analyse, proposition, évaluation des coûts, recommandations, etc.)

Education/Degree:

• Niveau Bachelor, Certificat et/ou Brevet Fédéral en Ressources Humaines ou diplôme équivalent

• Background including total years of experience

• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans l’administration des ressources humaines.
• Maîtrise de la paie, des assurances sociales et des process administratifs et du reporting RH (contrôle de gestion social)

     Technical skills:

• Aisance avec les systèmes d’informations RH (SAP Success Factor, HRM, Tipee ) et très bonne maitrise d’Excel

      Languages:

• Anglais et/ou allemand un plus

      Soft and Leadership Skills:

• Organisation, rigueur, forte capacité de gestion des priorités
• Excellente capacité d’analyse et aisance avec les chiffres
• Capacité à gérer plusieurs sujets au même temps
• Très fort sens du service client
• Polyvalence et bon esprit d’équipe, aisance relationnelle
• Orientation résultats & problem solving

Si vous êtes de nature curieuse, que vous avez la soif d’aller plus loin, et l’envie de relever de nouveaux défis avec audace, alors rejoignez-nous.

Au sein du groupe Clarins, nous mettons tout en œuvre pour rendre la vie plus belle, à nos collaborateurs comme à nos client.es. Ainsi, en ligne avec notre ADN et les valeurs qui nous animent, nous valorisons la diversité sous toutes ses formes en proposant un environnement de travail le plus inclusif possible. Nous avons à cœur d'offrir à chaque collaborateur et collaboratrice, de façon égale, l’opportunité d’atteindre son plein potentiel.