Assistant(e) de Direction - Skill center 

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Prêt à insuffler de la passion à votre carrière ?

Leader mondial du soin et du maquillage, le groupe Clarins est avant tout l’incarnation d’une histoire familiale engagée, mue par sa passion pour l’innovation et son esprit d’indépendance. Sa raison d’être est de « rendre la vie plus belle, transmettre un monde plus beau ».

Présent dans plus de 150 pays, nous sommes aujourd’hui n°1 du soin en Europe* et accélérons notre développement sur tous les autres continents, notamment en Asie et en Amériques.

Convaincus que nos 8 000 talents sont uniques, nous avons à cœur de valoriser la diversité sous toutes ses formes.

Vous voulez contribuer à écrire la suite de notre histoire ?

Le poste :

Au sein du Skills Center dont la mission est d’être le garant des processus et des solutions déployées dans le cadre du projet de transformation du Back Office (projet REBOOT), nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) de Direction rattaché(e) au Directeur du Skills Center.

La mission :

Mission 1 : Assistanat de direction

• Assurer le suivi et la coordination des tâches administratives (Gestion du courrier, notes de frais, factures…)
• Gérer un agenda complexe et mouvant (prise de rendez-vous, organisation des réunions - avec le cas échéant, préparation des documents et présentations nécessaires aux interventions du Directeur-, et prise de notes en réunions avec rédaction de comptes-rendus).
• Organiser les déplacements (réservation de billets, d’hôtels, taxis) en collaboration avec les interlocuteurs internes et/ou externes (agence de voyages, filiales…).
• Être l’interface avec l’équipe, des interlocuteurs internationaux de haut niveau, des Filiales, des clients, etc.

Mission 2 : Gestion des engagements de dépense et des factures fournisseurs

• Contrôler et vérifier les factures dans Workday
• Veiller au respect du process des bons de commande
• Assurer le suivi des factures dans Excel (tableau de suivi de budget)
• Gérer les retards de règlements/impayés avec le service comptabilité
• Créer des nouveaux fournisseurs dans Supra

Mission 3 : Organisation des séminaires et événements d’équipe

• Négocier avec fournisseurs dans le cadre de la politique Achats Groupe (location de lieux pour les séminaires, intervenants divers)
• Assurer l'organisation logistique de ces événements (liaison avec les participants au séminaire, préparation de dossiers…)

Vous êtes :

• Doté(e) d’excellente qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Fiable, agile et avec un véritable sens de la discrétion et de la confidentialité.
• Réactif(ve), organisé(e), rigoureux(se) avec un grand sens du service.
• Capable de gérer les priorité et de faire preuve de diplomatie.
• Proactif(ve) et capable de prises d’initiatives.

Vous apportez :

• 5 à 10 année(s) d’expérience dans l’assistanat de direction de haut niveau, acquises dans des contextes internationaux.
• Un diplôme Bac +2/3 généraliste en gestion administrative ou langues étrangères.

• Une parfaite maîtrise des outils bureautiques du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Excellente maîtrise de l’anglais, une seconde langue est appréciée.

Nous avons :

• 65 ans d’expertise dans la beauté et le spa, avec les marques Clarins et myBlend
• Des produits uniques et services innovants
• Un engagement envers la Responsabilité Sociale & Environnementale intégré dans notre raison d’être
• Un environnement de travail inclusif
• Des opportunités de développement
• Une offre de formation riche
• Une rémunération et des avantages attrayants

Si vous êtes curieux, que vous avez la soif d’aller plus loin, et l’envie de relever de nouveaux défis avec audace, alors rejoignez-nous.

Au sein du groupe Clarins, nous mettons tout en œuvre pour rendre la vie plus belle, à nos collaborateurs comme à nos clients. Ainsi, en ligne avec notre ADN et les valeurs qui nous animent, nous valorisons la diversité en proposant l’environnement de travail le plus inclusif possible. Nous avons à cœur de donner à chaque collaborateur l’opportunité d’atteindre son plein potentiel.